Usługa outsourcingu IOD dedykowana jest głównie podmiotom, które dokonały już realizacji procesu wdrożenia i dostosowania swoich struktur do wytycznych zawartych w Ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO), jak również obowiązujących w RP przepisów krajowych. Przedsiębiorstwa te mogą powierzyć ochronę danych wybranemu przez siebie podmiotowi zewnętrznemu, który świadczy usługi outsourcingu IOD.
Czym jest outsourcing usług Inspektora Ochrony Danych?
RODO, które obowiązuje w Polsce od kilku lat, daje administratorom i podmiotom przetwarzającym dane osobowe dowolność przy podejmowaniu decyzji w kwestii sposobu wyznaczania Inspektora Ochrony Danych. Funkcję IOD może pełnić nie tylko osoba zatrudniona w danym podmiocie. Coraz więcej firm korzysta w tym zakresie z usługi outsourcingu. Udzielane tym przedsiębiorstwom wsparcie z zewnątrz w zupełności eliminuje potrzebę powołania Inspektora Ochrony Danych spośród grona zatrudnionych w firmie pracowników. Szczególne korzyści ze współpracy z firmą świadczącą usługi outsourcingu IOD pojawią się w przypadku podmiotów potrzebujących bieżącego wsparcia specjalistów z uwagi na specyfikę prowadzanej działalności gospodarczej.
Jakie zalety wiążą się z outsourcingiem IOD?
Wsparcie w postaci outsourcingu IOD jest korzystnym rozwiązaniem. Przede wszystkim zwalnia pracowników z dodatkowych obowiązków służbowych. Co więcej, nie wymaga zatrudnienia dodatkowego pracownika, który musi posiadać szeroką wiedzę z zakresu ochrony danych oraz dodatkowych środków przeznaczonych na systematyczne szkolenia podnoszące jego kompetencje w tym zakresie. Korzystanie z usług doradczych w formie outsourcingu IOD gwarantuje dostęp do specjalistów w dziedzinie, którzy posiadają wiedzę merytoryczną i doświadczenie, a także odpowiednie kwalifikacje. W efekcie otrzymuje się profesjonalną obsługę spraw związanych z ochroną danych. W tej dziedzinie kluczową rolą jest doświadczenie, które pomaga dostosować ochronę danych do specyfiki działania przedsiębiorstwa. Ta elastyczność działań sprawia, że wypracowany model ochrony nie tylko poprawia stopień ochrony gromadzonych i przetwarzanych danych, ale także wdraża procesy bezpieczeństwa w działalność firmy w taki sposób, który nie destabilizuje pracy podmiotu.
Prawidłowo prowadzona ochrona danych w firmie przynosi wymierne korzyści. Z jednej strony pozwala na uniknięcie kar związanych z nieprzestrzeganiem przepisów RODO, a te mogą mieć wysoki wymiar finansowy i być uciążliwe w zakresie administracyjnym. Z drugiej strony właściwe zabezpieczenie danych jest atutem firmy, która jest postrzegana zarówno przez pracowników, jak i klientów oraz kontrahentów jako podmiot odpowiedzialny społecznie i godny zaufania. Wizerunek firmy rzetelnej, dbającej o bezpieczeństwo jest nie do przecenienia we współczesnym biznesie i jednocześnie daje gwarancję długofalowych korzyści każdej ze stron.
Dlaczego warto korzystać z outsourcingu IOD?
Korzyści, jakie płyną z outsourcingu IOD wiążą się także z tym, że administrator danych lub podmiot przetwarzający z chwilą wyznaczenia Inspektora Danych Osobowych ma obowiązek zamieścić jego dane kontaktowe na swojej stronie internetowej, a jeśli jej nie prowadzi, to powinien udostępnić taką informację w ogólnie dostępnym miejscu w siedzibie prowadzenia działalności gospodarczej. Korzystając z firmy oferującej outsourcing IOD można udostępniać jej dane kontaktowe wszystkim klientom, kontrahentom i współpracownikom przedsiębiorstwa, których dane osobowe ulegają przetwarzaniu. Tym samym firma zewnętrzna bierze na siebie wszelkie obowiązki Inspektora Ochrony Danych.
Outsourcing IOD to sprawdzona forma optymalizacji zarówno w formie procesowej, jak i kosztowej, będąca doskonałym rozwiązaniem dla firm, które nie mogą lub nie planują wyznaczyć Inspektora Danych Osobowych w swoim przedsiębiorstwie. Dzięki temu korzystają one ze wsparcia merytorycznego firm świadczących profesjonalne usługi gwarantujące spełnienie wszystkich obowiązków nałożonych na podmioty przetwarzające dane osobowe.