W dobie przepisów o RODO i dość dotkliwych kar za ich nieprzestrzeganie, konieczność skrupulatnego niszczenia dokumentów stała się jeszcze istotniejsza. Wszystkie dokumenty i nośniki, które zawierają dane osobowe różnego typu powinny być chronione przed naruszeniem ochrony danych osobowych. Oznacza to również skuteczne niszczenie dokumentów, gdy zawarte w nich dane przestają być przetwarzane przez administratora. Jednak jak RODO odnosi się do tego tematu? Przybliżamy zasady niszczenia dokumentów zgodne z obowiązującymi przepisami.
Czym jest RODO i jak odnosi się do dokumentów zawierających dane osobowe?
RODO to potoczne określenie dla rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Jest to przepis unijny znajdujący zastosowanie w ustawodawstwie wszystkich krajów członkowskich. Reguluje dokładnie mechanizmy i sposoby ochrony danych osobowych, wskazuje podmioty odpowiedzialne za tą ochronę a także konsekwencje niewłaściwego chronienia danych. I tak RODO określa, że administratorem danych osobowych jest każda firma, instytucja lub przedsiębiorstwo, które gromadzi i przetwarza dane osobowe. Tym samym to po stronie administratora danych leży obowiązek odpowiedniej ich ochrony, który w tym celu musi więc podjąć niezbędne środki ochronne – organizacyjne i techniczne. Dodatkowo administrator danych osobowych zobowiązany jest uzyskać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie danych od ich właściciela.
Kiedy należy zniszczyć dokumenty?
Zgodnie z RODO dane osobowe osób fizycznych podlegają szczególnej ochronie na każdym etapie ich przetwarzania. Różne firmy i instytucje gromadzą dane swoich klientów i przetwarzają je dla realizacji celów statutowych lub usług świadczonych na rzecz osób fizycznych, czyli klientów. Jednak zawsze nadchodzi moment, kiedy dalsze przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych staje się bezcelowe. Ma to miejsce, gdy na przykład klient przestaje korzystać z usług danej firmy. Doskonałym przykładem są usługi bankowe. Dane klientów są tam gromadzone, aby móc świadczyć na ich rzecz usługi związane z prowadzeniem konta czy udzieleniem kredytu. Jednak kiedy kredyt zostanie spłacony lub konto zamknięte ustaje konieczność dalszego przetwarzania danych. Ważne jest wtedy, aby prawidłowo chronić i dbać o dane osobowe. Wszystkie dokumenty zawierające informacje o osobach muszą być trwale i nieodwracalnie zniszczone.
Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO
Przepisy regulujące ochronę danych osobowych, czyli RODO stanowią, że wszelkie dokumenty zawierające dane osobowe po zakończeniu ich przetwarzania muszą zostać trwale i nieodwracalnie zniszczone. Dotyczy to zarówno informacji zawartych na papierze, jak i na nośnikach cyfrowych. Ważne jest, aby dane zostały zniszczone w taki sposób, by niemożliwe było ich odzyskanie. Dlatego, w przypadku danych cyfrowych, nie wystarczy usunięcie dokumentów z dysku. Zalecane jest trwałe zniszczenie całego nośnika, czy to płyty, czy też dysku twardego. Natomiast dla danych zawartych na papierze niewłaściwie jest niszczenie przez ręczne potarganie dokumentu, ponieważ odzyskanie danych osobowych z tak zniszczonego dokumentu jest nie tylko możliwe, ale też dość łatwe.
Aby niszczenie dokumentów odbywało się zgodnie z zapisami RODO niezbędne jest wykorzystanie specjalnych niszczarek. O ile niszczarki do papieru są dość popularne i łatwo dostępne, to jednak profesjonalny sprzęt niszczący nośniki cyfrowe jest drogi i trudniej znaleźć go w popularnych sklepach sieciowych. Bywa, że instytucje przetwarzające dane a następnie niszczące dokumenty decydują się na samodzielne niszczenie dokumentów. Jednak dużo bardziej efektywnym i ekonomicznym rozwiązaniem jest zlecenie tego zadania specjalistycznym firmom zewnętrznym. Takie podejście do tematu nie tylko wyeliminuje konieczność zakupu sprzętu do niszczenia, jak również wykluczy konieczność delegowania pracowników do wykonania tego zadania. Ze zlecenia niszczenia dokumentów zewnętrznemu podmiotowi płynie jeszcze inna korzyść. Nie trzeba martwić się o dopełnienie wymogów ochrony danych związanych z RODO podczas niszczenia dokumentów. Specjalistyczne firmy zadbają o wszystko zgodnie z zawartą z nią umową.
