Osoby prowadzące działalność gospodarczą, bez względu na jej profil, powinny mieć świadomość, że profesjonalne niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawnymi. Do tej kategorii zalicza się również RODO. Utylizacja odpadów papierowych i nośników danych w wersji elektronicznej to proces, który warto powierzyć specjalistom zajmującym się tego typu działaniem.
Co zrobić z małą ilością dokumentów papierowych w firmie- niszczarki z RODO
Posiadanie niewielkiej ilości dokumentów firmowych w wersji papierowej nie wymaga przekazywania tych odpadów do wyspecjalizowanych jednostek, zajmujących się ich utylizacją. Wystarczy zainwestować w odpowiednio dobrane niszczarki do dokumentów. Mogą to być urządzenia ekonomiczne, które zużywają bardzo małą ilość prądu. Jest to podstawowy park maszynowy, który można dopasować do indywidualnych preferencji i potrzeb danej firmy. Niszczarki zgodne z RODO mogą znaleźć się w pomieszczeniach biurowych, zarówno w małych, jak i bardzo dużych przedsiębiorstwach, które nie wytwarzają ogromnej ilości odpadów papierowych. Wysokiej jakości niszczarki, zakupione w ilościach detalicznych, można dopasować do rodzaju posiadanej dokumentacji papierowej. Mogą być tą kartki papieru, płyty CD i DVD, jak również karty kredytowe. Niszczarki zgodne z RODO mogą mieć podajnik manualny bądź automatyczny, jak również wiele innych funkcji, które wpływają na komfort obsługi tych urządzeń elektronicznych. Niszczarki do utylizacji dokumentów firmowych mogą niszczyć od kilku do kilkudziesięciu stron jednocześnie. To urządzenia o średniej lub dużej mocy przerobowej, które można przystosować do pracy ciągłej. Duże znaczenie ma pojemność pojemnika na ścinki. Ten element konstrukcji niszczarki zgodnej z RODO również warto dopasować do ilości dokumentów papierowych, wymagających utylizacji.
Utylizacja dokumentów firmowych zgodna z RODO
Utylizacja firmowych dokumentów papierowych jest poprzedzona ich powstawaniem i przetwarzaniem. Jest to proces naturalny, który dotyczy każdego przedsiębiorstwa, bez względu na profil jego działalności, ilość zatrudnionych pracowników bądź też tradycję istnienia na rynku. Wiele dokumentów firmowych zawiera poufne dane, w tym dane osobowe, informacje tajne lub wrażliwe, a także różnego typu klauzule i zapisy, które mogą przyczynić się do poznania polityki wewnętrznej danej firmy bądź też wejścia w posiadanie informacje ścisłego zarachowania, dotyczących działalności danego przedsiębiorstwa. W myśl RODO surowo zabrania się przechowywania danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to wymagane. Po upływie tego czasu każdy właściciel firmy powinien zadbać o to, aby dokumenty zawierające dane osobowe były niszczone zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399 w trzecim stopniu tajności P-3. Osoby, które uporczywie nie dostosowują się do tych wymogów, mogą spotkać się z przykrymi konsekwencjami w postaci nałożonej kary grzywny. Kwota grzywny może być bardzo wysoka, co z pewnością negatywnie odbije się na dalszym funkcjonowaniu i kondycji finansowej przedsiębiorstwa, niestosującego się do zasad profesjonalnego niszczenia dokumentów papierowych.
Mobilne niszczenie dokumentów w firmie- dla kogo i po co?
Sposobem na pozbycie się bardzo dużej ilości dokumentów papierowych i elektronicznych, zgodnie z wymogami prawa są usługi, do których zalicza się mobilne niszczenie dokumentów. Warto powierzyć je wyłącznie profesjonalistom, którzy funkcjonują na rynku od wielu lat. Właściciele tych firm dbają o to, aby niszczenie dokumentów w wersji mobilnej było skuteczne, wydajne, a jednocześnie zgodne z RODO. Skrupulatne przestrzeganie wszystkich norm bezpieczeństwa, jak również restrykcji RODO pozwala na zabezpieczenie przewożonej dokumentacji na wybrane place, objęte całodobowym monitoringiem. W miejscu tym dochodzi do utylizacji dokumentacji papierowej poprzez jej spalanie w odpowiednio dobranych piecach. Osoba, która zastanawia się, czy otrzyma potwierdzenie zniszczenia firmowych dokumentów papierowych, może otrzymać zapis nagrania z utylizacji nośników danych bądź też akt osobowych. W trakcie niszczenia wyżej wymienionych dokumentów są one skutecznie zabezpieczone, co gwarantuje, że żadne z nich nie wejdą w posiadanie osób trzecich, w tym przestępców korporacyjnych. Mobilne niszczenie dokumentów firmowych może odbywać się cyklicznie, we wskazanym przez klienta terminie, po uzgodnieniu wszystkich warunków zlecenia.
Zgodne z przepisami prawa profesjonalne niszczenie dokumentów firmowych może przebiegać szybko i sprawnie. Do tego celu warto wykorzystać niszczarki. To sprzęt przydatny w przypadku niewielkiej ilości dokumentów, przeznaczonych do utylizacji. Przedsiębiorstwa dysponujące bardzo dużą ilością odpadów papierowych, zawierających poufne dane, powinni skorzystać z usług mobilnego niszczenia dokumentów.
